Sharing Ilmu: Arsip Dinamis?

Penulis: Febrita Elsa

Dokumentasi: Yenti Yusri

Bengkulu Tengah, Bawaslu Kabupaten Bengkulu Tengah – Pada hari Kamis, (24/03/2022) Bawaslu Kabupaten Bengkulu Tengah melaksanakan Sharing Ilmu di ruang Media Center Bawaslu Kabupaten Bengkulu Tengah. Feny Dwi Wahyuni, staf Sumber Daya Manusia, Organisasi, Data dan Informasi (SDMO dan Datin) menyampaikan materi tentang Arsip Dinamis.

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, klasifikasi arsip dinamis terbagi menjadi :

1. Arsip vital, merupakan arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional arsiparis, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
2. Arsip aktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan masih terus-menerus digunakan oleh unit pengolahan suatu organisasi  atau instansi, seperti daftar hadir atau absensi karyawan. 
3. Arsip inaktif, merupakan jenis arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun dan pengelolaannya dilakukan oleh unit sentral dalam suatu organisasi atau instansi, seperti laporan keuangan 5 tahun sebelumnya.

Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah.

Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien, pencipta arsip perlu membuat:

• Tata naskah dinas, adalah pengaturan tentang jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 
• Klasifikasi arsip, adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan. 
• Jadwal retensi arsip, yang disusun berdasarkan pedoman retensi arsip yang telah dibuat. Pedoman retensi arsip merupakan ketentuan dalam bentuk petunjuk yang memuat retensi arsip masing-masing urusan pemerintahan yang menjadi dasar dalam penyusunan jadwal retensi arsip di setiap lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD. 
• Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip, yang disusun sebagai dasar untuk melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan public terhadap akses arsip. Sebagai salah satu sumber informasi, arsip harus mudah diakses oleh publik, namun untuk pertimbangan keamanan dan melindungi fisik arsip maka perlu diatur ketentuan tentang pengamanan dan akses arsip dinamis.

Setelah penyampaian materi dilanjutkan dengan diskusi bersama. Kegiatan ini merupakan kegiatan yang bermanfaat untuk dapat menambah wawasan dan informasi serta berbagi pengetahuan kepada sesama pegawai di lingkungan Bawaslu Kabupaten Bengkulu Tengah. (HMBWSBT)